Das Verfahren der HYPO NOE zur Abwicklung von Beschwerden sieht folgenden Ablauf vor:
- Ihre Beschwerde wird nach Eingang in unserem internen System erfasst. Damit stellen wir sicher, dass jeder Bearbeitungsschritt dokumentiert wird und wir Ihr Anliegen bis zur Erledigung immer im Auge behalten.
- Wir übermitteln Ihnen grundsätzlich unverzüglich nach Eingang Ihrer Beschwerde eine Erstinformation. Gemeinsam mit dieser erhalten Sie unsere Grundsätze Beschwerdemanagement ebenfalls nochmals gesondert und werden somit informiert, dass Ihre Beschwerde bei uns eingelangt und in Bearbeitung ist.
- Im besten Fall können wir Ihr Problem zeitnah lösen. Manchmal sind Anliegen komplexer, als sie auf den ersten Blick erscheinen. Wenn Ihr Anliegen nicht sofort erledigt werden kann, erhalten Sie nach einer Woche eine Nachricht von uns, in der wir Sie informieren, bis wann Sie voraussichtlich mit einer Erledigung rechnen können.
- Unter Umständen kann auch eine Abstimmung mit unseren Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern oder die Konsultation von externen Expertinnen und Experten erforderlich sein. Ihre im Rahmen der Beschwerde erhobenen personenbezogenen Daten werden stets zweckgebunden und nur im erforderlichen Ausmaß an die jeweiligen Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner weitergegeben.
- Sie werden über das Ergebnis unverzüglich informiert. Geben wir Ihrer Beschwerde nicht vollständig statt, werden wir dies begründen und unseren Standpunkt erläutern.